Meldesystem Grundsatzerklärung

Die Seitz GmbH bekennt sich zu den Prinzipien der Nachhaltigkeit und verfolgt das Ziel, ihrer Verantwortung gegenüber künftigen Generationen gerecht zu werden. Dabei legen wir großen Wert darauf, dass unsere Produkte und Geschäftsprozesse den höchsten ökologischen, ökonomischen und sozialen Standards entsprechen und stets auf dem neuesten Stand der Technik basieren.

Unsere Strategien und Aktivitäten orientieren sich an universalen Prinzipien in den Bereichen Menschenrechte, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung. Darüber hinaus setzen wir uns für soziale Ziele ein.

Es ist eine grundlegende Erwartung an alle Mitarbeiter, einschließlich temporärer und externer Mitarbeiter sowie anderer Stakeholder wie Kunden und Lieferanten, dass sie sich an diese Prinzipien halten. Diese sind in Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten der Seitz GmbH und detailliert im Verhaltenskodex sowie im Verhaltenskodex für Lieferanten aufgeführt.

Die Seitz GmbH ermutigt alle Beteiligten, einschließlich Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner, jedes Verhalten umgehend zu melden, von dem sie vernünftigerweise annehmen, dass es gegen geltende Gesetze, Vorschriften, interne Kontrollgrundsätze, Unternehmensrichtlinien oder den Verhaltenskodex verstößt.

Die Grundsätze dieser Richtlinie berühren nicht die Meldepflichten gegenüber den zuständigen Justiz-, Aufsichts- oder Regulierungsbehörden in den Ländern, in denen die Seitz GmbH tätig ist.

Seitz GmbH Gutenbergstraße 1-3, 65830 Kriftel, Deutschland

12. Dezember 2023
Alexander Seitz (Geschäftsführer)

Geltungsbereich, Zuständigkeiten und Definitionen

1. Allgemeiner Umfang

Die Seitz GmbH ermutigt aktive und ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten, Bewerber, Kunden, Lieferanten, Partner und andere Beteiligte, jedes Verhalten zu melden, von dem sie vernünftigerweise annehmen, dass es gegen Gesetze, Vorschriften, interne Kontrollgrundsätze, Unternehmensrichtlinien oder den Verhaltenskodex verstößt.

Die Hinweisgeberrichtlinie gilt für Bedenken hinsichtlich mutmaßlichen oder tatsächlichen kriminellen Verhaltens, unethischen Verhaltens oder anderem Fehlverhalten innerhalb der Seitz GmbH. Hierzu gehören unter anderem Buchhaltung, Steuerhinterziehung, Geldwäsche, Verstöße gegen Umweltauflagen, Verstöße gegen Menschenrechte, Korruption und andere Gesetzesverstöße.

Persönliche Beschwerden wie Belästigung oder Mobbing fallen nicht unter diese Hinweisgeberrichtlinie. Die Seitz GmbH hat eigene Verfahren für Mitarbeiterbeschwerden. Dennoch ermutigen wir Mitarbeiter, persönliche Anliegen im Rahmen dieser Richtlinie zu melden, wenn die internen Verfahren versagen oder der Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen befürchtet.

2. Seitz GmbH Compliance Manager

Verantwortlich für die Hinweisgeberrichtlinie, den Schutz von Hinweisgebern und die Untersuchung von Fällen ist der Seitz GmbH Compliance Manager. Dieser definiert, implementiert und entwickelt das Hinweisgebersystem der Seitz GmbH unter Aufsicht der Geschäftsführung.

Während der Untersuchung erstattet der Compliance Manager regelmäßig Bericht an die Geschäftsführung und legt Zusammenfassungen vor. Alle gemeldeten Fälle werden streng vertraulich behandelt, und nur der Compliance Manager ist befugt, Informationen weiterzugeben, wenn dies für die Bearbeitung des Falls notwendig ist.

3. Vertraulichkeit

Alle gemeldeten Fälle werden unabhängig vom Meldeweg streng vertraulich behandelt. Nur der Compliance Manager darf die Existenz und Details der Meldung an andere interne oder externe Parteien weitergeben, wenn dies zur Bearbeitung des Falls notwendig ist. Personen, die über die Meldung informiert werden, sind zur strengen Vertraulichkeit verpflichtet.

4. Anonymität

Hinweisgeber haben das Recht, anonym zu bleiben. Die Seitz GmbH empfiehlt die Nutzung der EQS Integrity Line als Meldekanal, um die Anonymität während des gesamten Prozesses zu gewährleisten. Sollte ein anderer Meldekanal genutzt werden, garantiert die Seitz GmbH, dass nur der Compliance Manager und der ursprüngliche Empfänger der Meldung die Identität des Hinweisgebers kennen. Die Identität wird nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Hinweisgebers offenbart.

5. Öffentliche Bekanntgabe

Hinweisgeber haben das Recht, Meldungen öffentlich zu machen, wenn andere Meldekanäle keine Ergebnisse erzielen. Dies kann über Internetplattformen, soziale Medien oder Mitteilung an Medien, öffentliche Bedienstete oder Organisationen der Zivilgesellschaft erfolgen. Die Seitz GmbH behält sich jedoch das Recht vor, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn eine ungerechtfertigte öffentliche Bekanntgabe erfolgt.

Berichte über Fehlverhalten

6. Bericht

Meldungen müssen detailliert und gut dokumentiert sein, um eine effektive Überprüfung zu ermöglichen. Informationen wie eine genaue Beschreibung des Vorfalls, Datum und Ort, Namen der beteiligten Personen sowie relevante Dokumente sollten enthalten sein. Falls keine Unterlagen in der ersten Meldung vorgelegt werden, können weitere Informationen während der Untersuchung nachgereicht werden.

7. Meldekanäle

Die Seitz GmbH bietet verschiedene Meldekanäle für Hinweisgeber an:

7.1 Digitale Plattform

Die Seitz GmbH hat mit EQS eine digitale Hinweisgeberplattform eingerichtet. Whistleblower können über die EQS Integrity Line Meldungen einreichen und auch anonym mit dem Compliance Manager kommunizieren. Dies gewährleistet Anonymität durch verschlüsselte Datenübertragung.

7.2 E-Mail

Fälle können anonym an compliance[at]seitzgmbh[dot]com gemeldet werden. Die Anonymität ist jedoch nicht vollständig gewährleistet.

7.3 Post

Fälle mit Beweisen können an die Adresse:

Streng vertraulich

Seitz GmbH

Compliance Manager

Gutenbergstraße 1-3

65830 Kriftel

geschickt werden. Die Anonymität kann gewahrt bleiben, aber die Kommunikation mit dem Compliance Manager könnte ohne Offenlegung der Identität eingeschränkt sein.

7.4 Persönlich

Fälle können persönlich beim Seitz GmbH Compliance Manager, der Geschäftsführung oder der Personalabteilung gemeldet werden. Die Anonymität ist in diesem Fall nicht gewährleistet.

Alle Fälle werden vom Compliance Manager aus Dokumentationsgründen an die EQS Integrity Line weitergeleitet.

Untersuchung

8. Untersuchungsprozess

Der Untersuchungsprozess umfasst:

• 1. Der Hinweisgeber erfährt von einem (vermuteten) Fehlverhalten und sammelt Beweise.
• 2. Der Bericht wird über den definierten Meldekanal eingereicht. Der Compliance Manager überprüft die Gültigkeit des Berichts.
• 3. Der Compliance Manager führt eine rasche und gründliche Untersuchung durch und berichtet der Geschäftsführung direkt.
• 4. Nach Abschluss der Untersuchung erstellt der Compliance Manager einen Bericht und teilt die Ergebnisse den zuständigen Unternehmensfunktionen mit.
• 5. Die Geschäftsführung erhält regelmäßige Zwischenberichte während der Untersuchung.
• 6. Hinweisgeberschutz

Die Seitz GmbH toleriert keine Bedrohungen, Vergeltung, Strafen oder Diskriminierung gegenüber Hinweisgebern. Mitarbeiter, die in gutem Glauben Bedenken melden, dürfen keine Vergeltungsmaßnahmen fürchten. Jegliche Benachteiligung sollte der Personalabteilung oder dem Compliance Manager gemeldet werden. Die Seitz GmbH behält sich das Recht vor, Maßnahmen gegen Vergeltungsmaßnahmen zu ergreifen

9. Böswilligkeit

Die Seitz GmbH behält sich das Recht vor, rechtliche Maßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die falsche, unbegründete oder opportunistische Meldungen in böser Absicht machen

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften, einschließlich der DSGVO. Nur die für die Überprüfung und Verwaltung von Meldungen unbedingt erforderlichen Daten werden verarbeitet. Der Compliance Manager überwacht die Datenverarbeitung, und nur geschulte Mitarbeiter sind als Datenverarbeiter benannt.

Die Seitz GmbH gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten vor Zerstörung, Verlust oder unbefugter Offenlegung. Der Zugang zu Daten erfolgt unter Berücksichtigung der Vertraulichkeit, und nach Abschluss der Untersuchung werden die Zugriffsberechtigungen widerrufen. Die Aufbewahrung von Unterlagen erfolgt gemäß den gesetzlichen Anforderungen und endet nach Abschluss der Verfahren.