Système d'alerte Déclaration de principes

Seitz GmbH s'engage à respecter les principes de la durabilité et poursuit l'objectif d'assumer sa responsabilité envers les générations futures. Nous attachons une grande importance à ce que nos produits et nos processus commerciaux répondent aux normes écologiques, économiques et sociales les plus élevées et soient toujours basés sur une technologie de pointe.

Nos stratégies et nos activités reposent sur des principes universels dans les domaines des droits de l'homme, des normes du travail, de la protection de l'environnement et de la lutte contre la corruption. Nous nous engageons également à atteindre des objectifs sociaux.

L'adhésion à ces principes est une attente fondamentale de tous les employés, y compris les employés temporaires et externes et les autres parties prenantes telles que les clients et les fournisseurs. Ceux-ci sont conformes aux valeurs d'entreprise de Seitz GmbH et sont détaillés dans le code de conduite et le code de conduite des fournisseurs.

Seitz GmbH encourage toutes les parties prenantes, y compris les employés, les clients, les fournisseurs et les partenaires, à signaler rapidement tout comportement qui, selon eux, enfreint les lois, les réglementations, les politiques de contrôle interne, les politiques de l'entreprise ou le code de conduite en vigueur.

Les principes de cette politique n'affectent pas les obligations de déclaration aux autorités judiciaires, de surveillance ou de réglementation compétentes dans les pays où Seitz GmbH opère.

Seitz GmbH Gutenbergstraße 1-3, 65830 Kriftel, Allemagne

December 12, 2023
Alexander Seitz (Managing Director)

Champ d'application, responsabilités et définitions

Soumettre un rapport

1. Champ d'application général

Seitz GmbH encourage les employés actuels et anciens, les stagiaires, les candidats, les clients, les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes à signaler tout comportement qui, selon eux, viole les lois, les règlements, les politiques de contrôle interne, les politiques de l'entreprise ou le Code de Conduite.

La politique de dénonciation s'applique aux préoccupations concernant un comportement criminel suspecté ou réel, un comportement contraire à l'éthique ou toute autre mauvaise conduite au sein de Seitz GmbH. Ceci inclut, mais n'est pas limité à, la comptabilité, l'évasion fiscale, le blanchiment d'argent, les violations environnementales, les violations des droits de l'homme, la corruption et d'autres violations de la loi.

Les plaintes personnelles telles que le harcèlement ou l'intimidation ne sont pas couvertes par cette politique de dénonciation. Seitz GmbH dispose de ses propres procédures pour les plaintes des employés. Néanmoins, nous encourageons les employés à signaler leurs préoccupations personnelles dans le cadre de cette politique si les procédures internes échouent ou si l'employé craint des représailles.

2. Responsable de la conformité de Seitz GmbH

Le directeur de la conformité de Seitz GmbH est responsable de la politique de dénonciation, de la protection des dénonciateurs et de l'enquête sur les cas. Cette personne définit, met en œuvre et développe le système de dénonciation de Seitz GmbH sous la supervision de la direction.

Au cours de l'enquête, le responsable de la conformité fait régulièrement rapport à la direction et fournit des résumés. Tous les cas signalés sont traités dans la plus stricte confidentialité et seul le responsable de la conformité est autorisé à divulguer des informations si cela s'avère nécessaire pour traiter le cas.

3. La confidentialité

Tous les cas signalés sont traités de manière strictement confidentielle, quel que soit le canal de signalement. Seul le responsable de la conformité peut divulguer l'existence et les détails du rapport à d'autres parties internes ou externes si cela est nécessaire pour traiter le cas. Les personnes informées du rapport sont tenues de respecter une stricte confidentialité.

4. L'anonymat

Les dénonciateurs ont le droit de rester anonymes. Seitz GmbH recommande d'utiliser la ligne d'intégrité EQS comme canal de signalement afin de garantir l'anonymat tout au long du processus. Si un autre canal de signalement est utilisé, Seitz GmbH garantit que seuls le responsable de la conformité et le destinataire initial du rapport connaissent l'identité du dénonciateur. L'identité ne sera divulguée qu'avec le consentement écrit exprès du dénonciateur.

5. Annonce publique

Les dénonciateurs ont le droit de rendre leurs rapports publics si les autres canaux de signalement ne donnent pas de résultats. Cela peut se faire par le biais de plateformes Internet, de médias sociaux ou d'une communication aux médias, aux fonctionnaires ou aux organisations de la société civile. Toutefois, Seitz GmbH se réserve le droit d'engager une action en justice en cas de divulgation publique injustifiée.

Rapports de mauvaise conduite

6. Rapport

Les rapports doivent être détaillés et bien documentés pour permettre une vérification efficace. Des informations telles qu'une description précise de l'incident, la date et le lieu, les noms des personnes impliquées et les documents pertinents doivent être inclus. Si aucun document n'est fourni dans le rapport initial, des informations supplémentaires peuvent être fournies au cours de l'enquête.

7. Voies de signalement

Seitz GmbH propose différents canaux de signalement pour les dénonciateurs :

7.1 Plateforme numérique

Seitz GmbH a mis en place une plateforme numérique de dénonciation avec EQS. Les dénonciateurs peuvent soumettre des rapports via la EQS Integrity Line et communiquer de manière anonyme avec le responsable de la conformité. L'anonymat est ainsi garanti grâce à la transmission cryptée des données.

7.2 Courrier électronique

Les cas peuvent être signalés de manière anonyme à compliance[at]seitzgmbh[dot]com. Toutefois, l'anonymat n'est pas entièrement garanti.

7.3 Courrier

Les cas accompagnés de preuves peuvent être envoyés à l'adresse suivante

Strictly confidential

Seitz GmbH

Compliance Manager

Gutenbergstraße 1-3

65830 Kriftel

doivent être envoyées. L'anonymat peut être préservé, mais la communication avec le responsable de la conformité peut être restreinte sans divulgation de l'identité.

7.4 Cas personnels

Les cas peuvent être signalés personnellement au responsable de la conformité de Seitz GmbH, à la direction ou au département des ressources humaines. L'anonymat n'est pas garanti dans ce cas.

Tous les cas sont transmis par le responsable de la conformité à la ligne d'intégrité EQS à des fins de documentation.

Enquête

8. Processus d'enquête

Le processus d'enquête comprend les étapes suivantes :

1. le dénonciateur apprend l'existence d'une faute (présumée) et recueille des preuves.
2. le rapport est soumis via le canal de signalement défini. Le responsable de la conformité vérifie la validité du rapport.
3. le responsable de la conformité mène une enquête rapide et approfondie et fait rapport directement à la direction.
4. à l'issue de l'enquête, le responsable de la conformité prépare un rapport et communique les résultats aux fonctions concernées de l'entreprise.
5. la direction reçoit régulièrement des rapports intermédiaires au cours de l'enquête.
6. protection des dénonciateurs

Seitz GmbH ne tolère pas les menaces, les représailles, les sanctions ou la discrimination à l'encontre des dénonciateurs. Les employés qui signalent des problèmes en toute bonne foi ne doivent pas craindre de représailles. Toute mesure de rétorsion doit être signalée au département des ressources humaines ou au responsable de la conformité. Seitz GmbH se réserve le droit de prendre des mesures contre les représailles.

9. Malveillance

Seitz GmbH se réserve le droit d'intenter une action en justice contre les personnes qui font des rapports faux, infondés ou opportunistes de mauvaise foi.

Traitement des données à caractère personnel

Les données personnelles sont traitées conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données, y compris le GDPR. Seules les données strictement nécessaires à la vérification et à la gestion des rapports sont traitées. Le responsable de la conformité surveille le traitement des données et seuls des employés formés sont désignés comme responsables du traitement des données.

Seitz GmbH garantit la protection des données personnelles contre la destruction, la perte ou la divulgation non autorisée. L'accès aux données se fait dans le respect de la confidentialité et les autorisations d'accès sont révoquées une fois l'enquête terminée. La conservation des documents s'effectue conformément aux exigences légales et prend fin une fois les procédures terminées.