Bildirim Sistemi İlke Beyanı
Seitz GmbH, sürdürülebilirlik ilkelerine bağlılığını beyan etmekte ve gelecek nesillere karşı sorumluluğunu yerine getirmeyi hedeflemektedir. Bu doğrultuda ürünlerimizin ve iş süreçlerimizin en yüksek ekolojik, ekonomik ve sosyal standartlara uygun olmasına ve her zaman en güncel teknik bilgiye dayanmasına büyük önem veriyoruz.
Strateji ve faaliyetlerimiz; insan hakları, çalışma standartları, çevre koruma ve yolsuzlukla mücadele alanlarındaki evrensel ilkelere göre şekillenmektedir. Bunun yanı sıra sosyal hedeflere ulaşılması için de çaba gösteriyoruz.
Geçici ve dış çalışanlar ile müşteriler ve tedarikçiler gibi diğer paydaşlar dahil tüm çalışanların bu ilkelere uyması temel bir beklentidir. Bu ilkeler, Seitz GmbH'nin şirket değerleriyle uyumlu olup Davranış Kuralları ve Tedarikçi Davranış Kuralları'nda ayrıntılı biçimde belirtilmiştir.
Seitz GmbH; çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve ortaklar dahil tüm tarafları, yürürlükteki yasalara, yönetmeliklere, iç kontrol ilkelerine, şirket politikalarına veya Davranış Kuralları'na aykırı olduğunu makul ölçüde düşündükleri her türlü davranışı derhal bildirmeye teşvik etmektedir.
Bu politikanın ilkeleri, Seitz GmbH'nin faaliyet gösterdiği ülkelerdeki yetkili adli, denetim veya düzenleyici makamlara yapılacak bildirim yükümlülüklerini etkilememektedir.
Seitz GmbH Gutenbergstraße 1-3, 65830 Kriftel, Almanya
12 Aralık 2023
Alexander Seitz (Genel Müdür)
Kapsam, Sorumluluklar ve Tanımlar
1. Genel Kapsam
Seitz GmbH; aktif ve eski çalışanları, stajyerleri, başvuru sahiplerini, müşterileri, tedarikçileri, ortakları ve diğer ilgili tarafları, yasalara, yönetmeliklere, iç kontrol ilkelerine, şirket politikalarına veya Davranış Kuralları'na aykırı olduğunu makul ölçüde düşündükleri her türlü davranışı bildirmeye teşvik etmektedir.
İhbarcı politikası; Seitz GmbH bünyesinde iddia edilen veya gerçekleşen suç niteliğindeki davranışlara, etik dışı davranışlara veya diğer usulsüzlüklere ilişkin endişeleri kapsamaktadır. Bu kapsamda muhasebe, vergi kaçakçılığı, kara para aklama, çevre mevzuatı ihlalleri, insan hakları ihlalleri, yolsuzluk ve diğer yasal ihlaller yer almaktadır.
Taciz veya zorbalık gibi kişisel şikayetler bu ihbarcı politikasının kapsamı dışındadır. Seitz GmbH'nin çalışan şikayetleri için ayrı prosedürleri bulunmaktadır. Bununla birlikte, iç prosedürlerin işlevsiz kalması veya çalışanın misilleme korkusu yaşaması durumunda kişisel konuların da bu politika çerçevesinde bildirilmesi teşvik edilmektedir.
2. Seitz GmbH Uyum Yöneticisi
İhbarcı politikasından, ihbarcıların korunmasından ve vakaların soruşturulmasından Seitz GmbH Uyum Yöneticisi sorumludur. Uyum Yöneticisi, Seitz GmbH'nin ihbarcı sistemini yönetim kurulunun denetimi altında tanımlar, uygular ve geliştirir.
Soruşturma süresince Uyum Yöneticisi, yönetime düzenli olarak rapor sunar ve özetler iletir. Bildirilen tüm vakalar sıkı gizlilik içinde tutulur; yalnızca Uyum Yöneticisi, vakanın işleme alınması için gerekli olduğunda bilgileri paylaşma yetkisine sahiptir.
3. Gizlilik
Bildirilen tüm vakalar, bildirim kanalından bağımsız olarak sıkı gizlilik içinde tutulur. Yalnızca Uyum Yöneticisi, vakanın işleme alınması için zorunlu olduğunda bildirimin varlığını ve ayrıntılarını diğer iç veya dış taraflarla paylaşabilir. Bildirimden haberdar edilen kişiler sıkı gizlilik yükümlülüğü altındadır.
4. Anonimlik
İhbarcıların anonim kalma hakkı bulunmaktadır. Seitz GmbH, tüm süreç boyunca anonimliği güvence altına almak amacıyla EQS Integrity Line'ın bildirim kanalı olarak kullanılmasını önermektedir. Farklı bir bildirim kanalının kullanılması durumunda Seitz GmbH, ihbarcının kimliğinin yalnızca Uyum Yöneticisi ve bildirimin ilk alıcısı tarafından bilineceğini garanti eder. Kimlik, yalnızca ihbarcının açık yazılı onayıyla ifşa edilir.
5. Kamuoyuna Açıklama
İhbarcılar, diğer bildirim kanallarının sonuç vermemesi durumunda bildirimleri kamuoyuyla paylaşma hakkına sahiptir. Bu; internet platformları, sosyal medya aracılığıyla ya da medyaya, kamu görevlilerine veya sivil toplum kuruluşlarına bildirim yoluyla gerçekleştirilebilir. Ancak Seitz GmbH, haksız bir kamuoyuna açıklama yapılması durumunda yasal yollara başvurma hakkını saklı tutar.
Usulsüzlük Raporları
6. Rapor
Etkili bir inceleme yapılabilmesi için bildirimlerin ayrıntılı ve iyi belgelenmiş olması gerekmektedir. Olayın tam açıklaması, tarih ve yer, ilgili kişilerin isimleri ve ilgili belgeler gibi bilgiler yer almalıdır. İlk bildirimde herhangi bir belge sunulamaması durumunda ek bilgiler soruşturma sürecinde sonradan iletilebilir.
7. Bildirim Kanalları
Seitz GmbH, ihbarcılar için çeşitli bildirim kanalları sunmaktadır:
7.1 Dijital Platform
Seitz GmbH, EQS ile birlikte dijital bir ihbarcı platformu kurmuştur. İhbarcılar, EQS Integrity Line üzerinden bildirim gönderebilir ve Uyum Yöneticisi ile anonim olarak iletişim kurabilir. Bu, şifreli veri iletimi sayesinde anonimliği güvence altına almaktadır.
7.2 E-posta
Vakalar, compliance[at]seitzgmbh[dot]com adresine anonim olarak bildirilebilir. Ancak anonimlik tam olarak garanti edilememektedir.
7.3 Posta
Kanıtlarla birlikte vakalar aşağıdaki adrese gönderilebilir:
Kesinlikle gizli
Seitz GmbH
Uyum Yöneticisi
Gutenbergstraße 1-3
65830 Kriftel
Anonimlik korunabilir; ancak kimlik ifşa edilmeksizin Uyum Yöneticisi ile iletişim kısıtlı kalabilir.
7.4 Yüz Yüze
Vakalar, Seitz GmbH Uyum Yöneticisi'ne, yönetime veya insan kaynakları departmanına bizzat bildirilebilir. Bu durumda anonimlik garanti edilememektedir.
Tüm vakalar, belgeleme amacıyla Uyum Yöneticisi tarafından EQS Integrity Line'a iletilir.
Soruşturma
8. Soruşturma Süreci
Soruşturma süreci şu adımları kapsamaktadır:
- 1. İhbarcı, (iddia edilen) bir usulsüzlükten haberdar olur ve kanıt toplar.
- 2. Rapor, belirlenen bildirim kanalı aracılığıyla iletilir. Uyum Yöneticisi raporun geçerliliğini inceler.
- 3. Uyum Yöneticisi hızlı ve kapsamlı bir soruşturma yürütür ve doğrudan yönetime rapor sunar.
- 4. Soruşturmanın tamamlanmasının ardından Uyum Yöneticisi bir rapor hazırlar ve bulguları ilgili şirket birimlerine iletir.
- 5. Yönetim, soruşturma süresince düzenli ara raporlar alır.
- 6. İhbarcı Koruması
Seitz GmbH, ihbarcılara yönelik tehdit, misilleme, ceza veya ayrımcılığa kesinlikle tolerans göstermemektedir. İyi niyetle endişelerini bildiren çalışanlar misilleme korkusu yaşamamalıdır. Her türlü dezavantajlı muamele, insan kaynakları departmanına veya Uyum Yöneticisi'ne bildirilmelidir. Seitz GmbH, misilleme eylemlerine karşı önlem alma hakkını saklı tutar.
9. Kötü Niyet
Seitz GmbH, kötü niyetle yanlış, asılsız veya fırsatçı bildirimde bulunan kişilere karşı yasal işlem başlatma hakkını saklı tutar.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel verilerin işlenmesi, GDPR dahil yürürlükteki veri koruma mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Yalnızca bildirimlerin incelenmesi ve yönetimi için kesinlikle gerekli olan veriler işlenmektedir. Uyum Yöneticisi veri işlemeyi denetler; yalnızca eğitimli çalışanlar veri işleyici olarak görevlendirilir.
Seitz GmbH, kişisel verilerin imha edilmesine, kaybolmasına veya yetkisiz ifşasına karşı korunmasını güvence altına almaktadır. Verilere erişim gizlilik ilkesi gözetilerek gerçekleştirilir; soruşturmanın tamamlanmasının ardından erişim yetkileri iptal edilir. Belgelerin saklanması yasal gerekliliklere uygun olarak yürütülür ve işlemlerin tamamlanmasının ardından sona erer.