Sistema de información Declaración de principios
Seitz GmbH está comprometida con los principios de sostenibilidad y persigue el objetivo de cumplir con su responsabilidad hacia las generaciones futuras. Concedemos gran importancia a garantizar que nuestros productos y procesos empresariales cumplan las normas ecológicas, económicas y sociales más estrictas y se basen siempre en la tecnología más avanzada.
Seitz GmbH está comprometida con los principios de sostenibilidad y persigue el objetivo de cumplir con su responsabilidad hacia las generaciones futuras.
Nuestras estrategias y actividades se basan en principios universales en materia de derechos humanos, normas laborales, protección del medio ambiente y lucha contra la corrupción. También estamos comprometidos con objetivos sociales.
Es una expectativa fundamental de todos los empleados, incluidos los empleados temporales y externos y otras partes interesadas como clientes y proveedores, que se adhieran a estos principios. Éstos están en consonancia con los valores corporativos de Seitz GmbH y se detallan en el Código de Conducta y en el Código de Conducta para Proveedores.
Seitz GmbH anima a todas las partes interesadas, incluidos empleados, clientes, proveedores y socios, a que informen con prontitud de cualquier comportamiento que crean razonablemente que infringe las leyes, reglamentos, políticas de control interno, políticas de la empresa o el Código de Conducta aplicables.
Los principios de esta política no afectan a las obligaciones de información a las autoridades judiciales, de supervisión o reguladoras competentes en los países en los que opera Seitz GmbH.
Seitz GmbH Gutenbergstraße 1-3, 65830 Kriftel, Alemania
12 de diciembre de 2023
Alexander Seitz (Director General)
Ámbito de aplicación, responsabilidades y definiciones
Definiciones
1. Ámbito general
Seitz GmbH anima a los empleados actuales y anteriores, becarios, solicitantes, clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas a informar de cualquier comportamiento que crean razonablemente que viola las leyes, reglamentos, políticas de control interno, políticas de la empresa o el Código de Conducta.
La Política de Denuncia de Irregularidades se aplica a las inquietudes relacionadas con conductas delictivas presuntas o reales, conductas poco éticas u otras conductas indebidas dentro de Seitz GmbH. Esto incluye, pero no se limita a, contabilidad, evasión fiscal, blanqueo de dinero, violaciones medioambientales, violaciones de los derechos humanos, corrupción y otras violaciones de la ley.
Las quejas personales como el acoso o la intimidación no están cubiertas por esta política de denuncia de irregularidades. Seitz GmbH tiene sus propios procedimientos para las quejas de los empleados. No obstante, animamos a los empleados a que informen de sus preocupaciones personales en virtud de esta política si los procedimientos internos fallan o el empleado teme represalias.
2. Responsable de conformidad de Seitz GmbH
El Director de Cumplimiento de Seitz GmbH es responsable de la política de denuncia de irregularidades, la protección de los denunciantes y la investigación de los casos. Esta persona define, implementa y desarrolla el sistema de denuncia de irregularidades en Seitz GmbH bajo la supervisión de la dirección.
Durante la investigación, el Responsable de Cumplimiento informa regularmente a la dirección y proporciona resúmenes. Todos los casos denunciados se tratan de forma estrictamente confidencial y sólo el Responsable de Cumplimiento está autorizado a revelar información si es necesario para tramitar el caso.
3. Confidencialidad
Todos los casos denunciados se tratan de forma estrictamente confidencial, independientemente del canal de denuncia. Únicamente el Responsable de Cumplimiento podrá revelar la existencia y detalles de la denuncia a otras partes internas o externas si ello fuera necesario para la tramitación del caso. Las personas a las que se informe sobre la denuncia están obligadas a mantener una estricta confidencialidad.
4. Anonimato
Los denunciantes tienen derecho a permanecer en el anonimato. Seitz GmbH recomienda utilizar la EQS Integrity Line como canal de denuncia para garantizar el anonimato durante todo el proceso. Si se utiliza otro canal de denuncia, Seitz GmbH garantiza que solo el Responsable de Cumplimiento y el destinatario original de la denuncia conocen la identidad del denunciante. La identidad sólo se revelará con el consentimiento expreso por escrito del denunciante.
5. Anuncio público
Los denunciantes tienen derecho a hacer públicas las denuncias si otros canales de denuncia no dan resultados. Esto puede hacerse a través de plataformas de Internet, medios sociales o comunicación a medios de comunicación, funcionarios públicos u organizaciones de la sociedad civil. No obstante, Seitz GmbH se reserva el derecho a emprender acciones legales si se realiza una divulgación pública injustificada.
Denuncias de mala conducta
6. Informe
Los informes deben ser detallados y estar bien documentados para permitir una verificación eficaz. Debe incluirse información como una descripción precisa del incidente, la fecha y el lugar, los nombres de las personas implicadas y los documentos pertinentes. Si no se aporta documentación en el informe inicial, se puede proporcionar más información durante la investigación.
7. Canales de información
Seitz GmbH ofrece varios canales de información para los denunciantes:
7.1 Plataforma digital
Seitz GmbH ha creado una plataforma digital de denuncia de irregularidades con EQS. Los denunciantes pueden enviar informes a través de EQS Integrity Line y también comunicarse de forma anónima con el responsable de cumplimiento. Esto garantiza el anonimato a través de la transmisión cifrada de datos.
7.2 Correo electrónico
Los casos pueden notificarse de forma anónima a compliance[at]seitzgmbh[dot]com. Sin embargo, el anonimato no está totalmente garantizado.
7.3 Puesto
Los casos con pruebas pueden enviarse a:
Estrictamente confidencial
Seitz GmbH
Director de Cumplimiento
Gutenbergstraße 1-3
65830 Kriftel
debería enviarse. Se puede mantener el anonimato, pero la comunicación con el responsable de cumplimiento podría restringirse sin revelar la identidad.
7.4 Personal
Los casos se pueden denunciar personalmente al Responsable de Cumplimiento de Seitz GmbH, a la dirección o al departamento de RRHH. El anonimato no está garantizado en este caso.
Todos los casos son remitidos por el Responsable de Cumplimiento a la Línea de Integridad de las NCA a efectos de documentación.
Investigación
8. Proceso de investigación
El proceso de investigación incluye:
- 1. el denunciante se entera de una (presunta) mala conducta y recaba pruebas.
- 2. el informe se envía a través del canal de informes definido. El gestor de cumplimiento comprueba la validez del informe.
- 3. el Responsable de Cumplimiento lleva a cabo una investigación rápida y exhaustiva e informa directamente a la dirección.
- 4. una vez finalizada la investigación, el Responsable de Cumplimiento elabora un informe y comunica los resultados a las funciones corporativas pertinentes.
- 5. la dirección recibe informes provisionales periódicos durante la investigación.
- 6. protección de los denunciantes
Seitz GmbH no tolera amenazas, represalias, castigos o discriminación contra los denunciantes. Los empleados que informen de buena fe no deben temer represalias. Cualquier represalia debe ser comunicada al Departamento de Recursos Humanos o al Director de Cumplimiento. Seitz GmbH se reserva el derecho a tomar medidas contra las represalias
9. Malicia
Seitz GmbH se reserva el derecho de emprender acciones legales contra las personas que realicen denuncias falsas, infundadas u oportunistas de mala fe.
Tratamiento de datos personales
Los datos personales se procesan de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos, incluido el GDPR. Solo se procesan los datos estrictamente necesarios para la verificación y gestión de informes. El Responsable de Cumplimiento supervisa el tratamiento de los datos y solo se nombran encargados del tratamiento a empleados formados.
Seitz GmbH garantiza la protección de los datos personales contra destrucción, pérdida o divulgación no autorizada. El acceso a los datos se realiza teniendo en cuenta la confidencialidad, y las autorizaciones de acceso se revocan una vez finalizada la investigación. La conservación de los documentos se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos legales y finaliza una vez concluidos los procedimientos.